Lorsque vous organisez une réunion avec des personnes extérieures à votre entreprise, il peut être fastidieux de partager un fichier avec tous les participants. Google Drive résout ce problème avec une fonctionnalité fraîchement annoncée. Dorénavant, il sera possible de partager un fichier via un événement Agenda d’un simple clic.

Tandis que la suite Workspace s’est progressivement imposée dans nos bureaux, de nombreux professionnels ont dû apprendre les joies de partager une présentation ou bien un document à tous les participants d’une réunion. Pour les membres d’une même entreprise, la manipulation est relativement simple, mais elle devient vite plus fastidieuse dès lors qu’il faut ajouter manuellement toutes les personnes en externe, qu’il s’agisse de clients ou de prestataires.

Google l’a bien compris et s’est enfin décidé à régler ce problème de la manière la plus logique qui soit. Dans un billet de blog, la firme de Mountain View qu’il sera désormais possible d’ajouter un fichier à un événement prévu sur Agenda. Autrement dit, dès lors qu’une réunion sera calée, celle-ci apparaîtra dans les résultats de recherche lorsque vous voudrez partager un fichier Google Drive précis.

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Google Drive facilite enfin l’organisation de vos réunions

Concrètement, il suffit de cliquer sur le bouton partager d’un document Drive, ou sur les trois points sur l’icône du fichier pour que la fenêtre habituelle de recherche s’ouvre. Dès lors, vous pourrez taper le nom que vous avez donné à la réunion en question dans Agenda pour que celle-ci apparaisse. En cliquant dessus, tous les participants gagneront accès au document. Il ne vous restera qu’à définir leur droit sur le fichier (Lecture ou Édition)

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Bien entendu, il est également possible de sélectionner seulement quelques participants au lieu de l’ensemble, dans les cas où cela serait nécessaire. Cette fonctionnalité sera bientôt disponible pour tous les abonnés Workspace, ce qui n’est pas une surprise puisqu’elle s’adresse avant tout aux professionnels. Pour l’heure, on ne sait pas si elle sera exclusive à la version web ou non.